Política para la protección de datos personales en MasterLegal

 

Establecer las políticas para el tratamiento de datos personales de conformidad con los lineamientos señalados en la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios 1377 de 2.013, 886 de 2.014, 1074 de 2015 y las normas que lo complementen y/o adicionen.

Alcance

La presente Política aplica para todos aquellos datos personales suministrados por colaboradores, aliados estratégicos, proveedores y terceros en general con quienes sostiene o ha sostenido alguna clase de relación.

Glosario de términos 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual y los datos biométricos.
  • Datos Biométricos: Son aquellos datos que informan sobre determinados parámetros físicos que permiten singularizar a una persona para poder comprobar su identidad. Entre ellos están: huellas digitales, fotografías, iris, captura de imagen física o en movimiento, reconocimiento de voz, facial  de la palma de la mano, etc.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Registro Nacional de Base de Datos: Directorio público de las bases de datos personales sujetas a Tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (clientes, usuarios, colaboradores, aliados estratégicos, proveedores y terceros en general con quienes sostiene o ha sostenido alguna clase de relación).
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, tratamiento, uso, circulación o supresión. Fuentes: Ley 1581 de 2.012 y Decretos reglamentarios 1377 de 2.013 y 886 de 2.014 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE TRATAMIENTO El responsable del tratamiento de datos personales es ML Servicios Jurídicos S.A.S., domiciliada en Bogotá, Nit. 901792868-1, ubicada en la Calle 93 No. 17 – 45 Piso 2

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ML Servicios Jurídicos S.A.S, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, tendrá en cuenta de manera armónica e integral, los siguientes principios: 

  • Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. 
  • Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución, la ley y sus decretos reglamentarios, y debe ser informado al titular. 
  • Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el  consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 
  • Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne. 
  • Acceso y Circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución, ley y sus Decretos reglamentarios. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012. 
  • Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  • Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.


Derechos de los titulares

El titular de los datos personales suministrados a ML Servicios Jurídicos S.A.S tiene derecho a: a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, frente a ML Servicios Jurídicos S.A.S tal en su condición de responsable y/o encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ML Servicios Jurídicos S.A.S y/o el encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. ML Servicios Jurídicos S.A.S y/o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Modificar y/o Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento ML Servicios Jurídicos S.A.S ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de MASTERLEGAL

ML Servicios Jurídicos S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Cuando ML Servicios Jurídicos S.A.S actué como responsable del tratamiento cumplirá con los siguientes deberes: 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
  • Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012 copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que  previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. 
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. Cuando se trate de transmisiones Nacionales o Internacionales se deberá seguir lo dispuesto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 o en las normas que lo complementen y/o adicionen. i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012. 
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 
  • Aportar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos. 


Deberes de datos sensibles MASTERLEGAL
 

ML Servicios Jurídicos S.A.S restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a los estrictamente indispensables y solicitará el consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad de su tratamiento, llámense empleados, proveedores o de cualquier persona con la cual tuviere establecida, o estableciera una relación permanente u ocasional. ML Servicios Jurídicos S.A.S usa y trata los datos biométricos necesarios para el desarrollo de su actividad y objeto social, en los términos que se indican en este documento. Sin embargo, si eventualmente llegare a recopilar otro tipo de datos denominados “sensibles”, informará oportunamente al titular del dato que se trata de un dato sensible, así como la facultad que éste tiene para suministrar dicha información y la posibilidad de no autorizar su tratamiento, salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo. 7.2. Deberes de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes El tratamiento de los datos personales de los menores de edad estará prohibido, excepto para datos de naturaleza pública, tal como lo establece el artículo 7 de la Ley 1581 de 2.012, siempre y cuando, se respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Para lo anterior, se verificará que el tercero que brinde la información sea el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012. Una vez cumplido este requisito, ésta persona otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.

Deberes de MASTERLEGAL

ML Servicios Jurídicos S.A.S COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS Cuando ML Servicios Jurídicos S.A.S actué como encargado del tratamiento velará por el cumplimiento de los siguientes deberes 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, en los términos señalados en la ley 1581 de 2012. 
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares, en los términos señalados en términos señalados en la ley 1581 de 2012. 
  • Adoptar, un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento la Ley 1581 de 2012, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. 
  • Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite», en la forma en la que se regula en la ley 1581 de 2012. 
  • Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez sea notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. 
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


Personas a quienes se les puede entregar la información del titular

La información de carácter personal que reúna las condiciones establecidas en la Ley 1581 de 2.012 podrá suministrarse a: a. Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales o tutores. b. Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. c. Terceros autorizados por el titular de forma expresa y por escrito o por la Ley 1581 de 2.012.

Información previa para solicitar autorización del titular

Las áreas responsables del tratamiento de datos personales previa solicitud de la autorización informan de manera clara y expresa lo siguiente: a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobres los datos de las niñas, niños y adolescentes, salvo datos públicos. c. Los derechos que le asisten como titular. d. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN La autorización no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.


Procedimiento y canales existentes para la atención de consultas, peticiones de rectificación, reclamos, actualización y supresión de datos

Área Responsable de la atención de solicitudes, consultas y reclamos ML Servicios Jurídicos S.A.S por medio del área de Servicio al Cliente, es el responsable de dar trámite a todas las consultas, peticiones de rectificación, reclamos, actualización y supresión de datos que el titular del dato realice, con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la autorización relacionada con la protección de datos personales.

Procedimiento y Canales para la atención de Solicitudes y Consultas relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales El Procedimiento para la atención de consultas que realice el Titular respecto a sus datos personales es el siguiente: Se canalizará a través del siguiente medio: 1. El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas a ML Servicios Jurídicos S.A.S sobre la información personal del Titular enviando comunicación física por escrito a la Calle 93 # 17 – 45 Piso 02 o al correo electrónico: info@masterlegal.com.co, la cual debe contener como mínimo fecha de la solicitud, nombre completo, número del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, además de la solicitud expresa de acceso a Datos personales. Para el representante del titular, debe anexar el documento autenticado que acredite la representación y fotocopia de su documento de identidad.

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